Sicherheit
Teil von Sicherheit im Marketing-Stack
Administratorrechte über Werkzeuge hinweg prüfen: Verfahren
Eine Rechteprüfung über Marketing-Werkzeuge hinweg: wirksame Zugänge erfassen, Produktrollen verstehen und Änderungen kontrollieren.
Gehen Sie Werkzeug für Werkzeug vor: Erfassen Sie jeden Zugang samt Herkunft, übersetzen Sie die Berechtigung in mögliche Handlungen und entscheiden Sie anhand einer aktuellen Aufgabe über Beibehaltung oder Einschränkung. Halten Sie Entscheidung und Änderung in einem gemeinsamen Register fest und prüfen Sie danach, ob gewünschte und unerwünschte Handlungen tatsächlich möglich beziehungsweise gesperrt sind.
Alle wirksamen Zugriffswege erfassen
Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme für CRM, Versandplattform, CMS und Werbekonten. Erfassen Sie konkret Google Ads, Google Analytics und HubSpot, soweit diese Werkzeuge eingesetzt werden, sowie Microsoft Entra als zentralen Anmeldedienst.
Je Werkzeug erfassen Sie direkte Nutzer, Gruppenmitgliedschaften, Zugriffe über Verwaltungskonten und externe Partnerzugänge. Nehmen Sie technische Konten und Anwendungen auf, wenn sie Verwaltungsaktionen ausführen können; ein Benutzerexport aus Microsoft Entra allein weist nicht zwingend alle Rechte im Zielprodukt aus.
Öffnen Sie Google Ads über das Admin-Symbol > „Zugriff und Sicherheit“ > „Administratoren“. Prüfen Sie dort Personen mit Administratorzugriff, verknüpfte Verwaltungskonten und offene Verknüpfungsanfragen; unterscheiden Sie aktive Zugänge von noch offenen Anfragen.
Je Zugang erfassen / Entscheidungsfrage
- Identität und Herkunft
- Welche Person oder welcher Dienst nutzt den Zugang?
- Wirksamer Umfang
- Welche Konten, Marken, Daten oder Einstellungen sind erreichbar?
- Begründung
- Welche aktuelle Aufgabe verlangt diese Rechte?
- Freigabe und Vertretung
- Wer bestätigt den Bedarf, und wer kann bei Ausfall handeln?
- Nächste Prüfung
- Wann wird der Zugang erneut beurteilt oder entzogen?
Produktrollen in Handlungen übersetzen
Erfassen Sie in Google Ads die angezeigte Zugriffsebene, den Kontobezug und die Zugriffsroute über ein Verwaltungskonto. Prüfen Sie jeweils, welche Änderungen der Zugang erlaubt; eine Rollenbezeichnung allein ersetzt diese Handlungsprüfung nicht.
Prüfen Sie in Google Analytics die Nutzer und Nutzergruppen des jeweiligen Kontos. Halten Sie fest, welche Aufgaben der angezeigte Zugriff ermöglicht und auf welches Konto er sich bezieht.
In HubSpot legen Super Admins Nutzerberechtigungen fest; auch Nutzer mit der Berechtigung zum Hinzufügen und Bearbeiten von Nutzern dürfen sie anpassen. Berechtigungen steuern, was Nutzer in den HubSpot-Tools, auf die sie über ihren Sitz Zugriff haben, anzeigen, erstellen, bearbeiten oder löschen können.
Für CRM-Objekte wie Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets lassen sich die Sichtrechte auf alle, Team- oder eigene Objekte beschränken. Bearbeitungs- und Löschrechte können zusätzlich auf „keine“ gesetzt werden.
Die Erstellungsberechtigung in HubSpot steuert neue Datensätze einschließlich Imports. Sie gilt nicht für Datensätze, die etwa durch Workflows, Formulare, Unterhaltungsverläufe oder Integrationen entstehen.
Vergleich der Rechte in verschiedenen Marketing-Werkzeugen
- Google AdsAdministratoren können Konten, Budgets und Anzeigenstrategien ändern; Zugriff über Verwaltungskonten möglich
- Google AnalyticsZugriffsrechte beeinflussen Sichtbarkeit von Berichten und Daten; keine direkte Änderung von Systemeinstellungen ohne Admin-Rechte
- HubSpotSuper Admins steuern alle Berechtigungen; Nutzer mit „Nutzer hinzufügen“ können Rollen anpassen
- Microsoft EntraZentraler Anmeldedienst; unterstützt Zugriffsprüfungen für Gruppenmitgliedschaften und Rollenzuweisungen
Bedarf und Abweichungen entscheiden
Lassen Sie die fachlich zuständige Person für jeden weitreichenden Zugang eine aktuelle Aufgabe benennen. Vergleichen Sie die dafür nötigen Handlungen mit den erfassten Rechten und schränken Sie den Zugang ein, wenn eine engere Berechtigung genügt.
Ordnen Sie unklare Zugänge einer verantwortlichen Person mit Klärungstermin zu, statt sie stillschweigend zu bestätigen. Prüfen Sie besonders Konten ausgeschiedener Mitarbeitender, frühere Agenturzugänge und Rechte, mit denen weitere Administratoren ernannt werden können.
Klären Sie vor einem Rechteentzug, ob Entwürfe, Integrationen oder Freigaben übergeben werden müssen. Übergabe und Rechteentzug sind getrennte Schritte.
Die Änderung kontrollieren
Halten Sie im gemeinsamen Register Werkzeug und Konto, Nutzer oder Gruppe, Zugriffsweg, bisheriges Recht, benötigte Aufgabe, Entscheidung, Änderung und bestätigten neuen Zustand fest. So lässt sich die Änderung mit der ursprünglichen Entscheidung abgleichen.
Prüfen Sie nach der Änderung mit geeigneten Testkonten, ob die benötigte Handlung weiterhin möglich und eine unerwünschte Handlung gesperrt ist. In HubSpot lässt sich das für Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen von CRM-Datensätzen nachvollziehen.
Wiederholen Sie die Prüfung nach Rollenwechseln und neuen Systemverknüpfungen und planen Sie regelmäßige Prüfungen ein. Microsoft Entra unterstützt Zugriffsprüfungen für Gruppenmitgliedschaften, Zugriffe auf Unternehmensanwendungen und Rollenzuweisungen; Rechte in anderen Marketingprodukten prüfen Sie weiterhin im jeweiligen Dienst.
