Konsolidierung
Teil von MarTech-Stacks für deutsche Unternehmen planen
Überschneidungen im bestehenden Stack finden
Mögliche Doppelungen im MarTech-Stack anhand tatsächlicher Aufgaben, Nutzung und Daten prüfen.
Eine mögliche Überschneidung liegt vor, wenn zwei Werkzeuge eine vergleichbare Aufgabe erfüllen können. Ob daraus doppelte Arbeit oder ein verzichtbares System folgt, zeigt erst die Nutzung im Unternehmen. Vergleichen Sie daher Aufgaben, Nutzerkreise, Daten und Ergebnisse statt bloßer Funktionslisten.
Den Bestand aus mehreren Blickwinkeln erfassen
Beginnen Sie mit den Systemen, die Marketing, Vertrieb und angrenzende Teams einsetzen. Gleichen Sie die Angaben mit Vertragsübersichten und bekannten Administrationszugängen ab.
Notieren Sie je System Hauptaufgabe, nutzende Gruppen, verwaltete Daten, Verbindungen und zuständige Person. Fehlt eine Angabe, schreiben Sie „unbekannt“; ein leeres Feld kann irreführen.
Erfassen Sie, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden. Eine beworbene Funktion kann fehlen, im gebuchten Tarif nicht enthalten, nicht eingerichtet oder im Alltag ungenutzt sein. Prüfen Sie solche Punkte am jeweiligen Vertrag und System, bevor Sie zwei Produkte gleichsetzen.
Konkrete Aufgaben vergleichen
„E-Mail“ ist als Kategorie zu breit. Transaktionsnachrichten, Newsletter und interne Freigaben können unterschiedliche Zwecke und Arbeitswege haben. Beschreiben Sie für zwei mögliche Kandidaten denselben Fall und fragen Sie:
- Wer beginnt die Aufgabe, und wer erhält das Ergebnis?
- Welche Daten werden gelesen oder verändert?
- Welche Freigaben und besonderen Arbeitswege sind nötig?
- Wird das Ergebnis anderswo weiterverwendet?
- Welche Nutzung ist belegt, welche nur technisch möglich?
Zwei Newsletter-Werkzeuge können dieselbe Aufgabe abdecken. Werden sie für verschiedene Nachrichtentypen, Teams oder Datenbestände genutzt, ist zunächst zu klären, wo sich ihre Aufgaben schneiden. Aus der Ähnlichkeit allein folgt keine Abschaltentscheidung.
Vergleich von Aufgaben und Nutzung zweier Newsletter-Tools
- Wer beginnt die Aufgabe?Team A (Marketing) / Team B (Vertrieb)
- Wer erhält das Ergebnis?Kunden / interne Freigabegruppe
- Welche Daten werden verändert?Kundendaten (Newsletter), Lead-Daten (Vertrieb)
- Freigaben und ArbeitswegeZwei-Stufen-Freigabe (Tool A), Ein-Stufen-Freigabe (Tool B)
- Weitere Nutzung des Ergebnisses?Integration in CRM (Tool A), manuelle Exporte (Tool B)
- Belegte Nutzung vs. technisch möglichBeide Tools genutzt – aber nur Tool A für Transaktionsmails, Tool B für Newsletter
Vermutungen belegen
Lassen Sie Beteiligte einen erledigten Fall zeigen oder den Ablauf anhand vorhandener Unterlagen nachvollziehen. Arbeitsanweisungen, Konfigurationen, Nutzungsübersichten und Zuständigkeitslisten können helfen. Kopieren Sie personenbezogene Inhalte nicht unnötig in die Bestandsaufnahme; beschränken Sie sich auf das, was für den Zweck erforderlich ist.
Kennzeichnen Sie das Ergebnis als belegte Doppelarbeit, teilweise Überschneidung, nur ähnliche Funktion oder noch ungeklärt. Notieren Sie den Grund.
Teilweise Überschneidung kann bedeuten, dass zwei Produkte dieselbe Aufgabe übernehmen könnten, eines aber einen erforderlichen Freigabeweg unterstützt. Bei unbekannter Nutzung bleibt die Einstufung offen.
Das Ergebnis weitergeben
Eine kurze Liste aus Aufgabe, beteiligten Systemen, belegter Nutzung, Unterschieden und offenen Fragen reicht für die nächste Planungsentscheidung. Sie zeigt, was genauer zu prüfen ist. Einsparungen oder eine Abschaltung sind damit nicht belegt; dafür sind auch Abhängigkeiten, Verträge und Migrationsaufwand zu betrachten.
