Softwarevergleich
Teil von MarTech-Beschaffung
Anbieter nach vereinbarten Anforderungen bewerten
Eine Bewertungsmatrix für MarTech-Angebote: Kriterien vorab vereinbaren, Belege einordnen und offene Muss-Bedingungen sichtbar halten.
Bewerten Sie MarTech-Angebote nach denselben, vorab vereinbarten Kriterien. Jedes Kriterium braucht einen Bezug zur Aufgabe, eine Bewertungsregel und einen passenden Nachweis. So bleibt sichtbar, ob ein Angebot eine notwendige Voraussetzung erfüllt oder nur bei einem weniger wichtigen Merkmal überzeugt.
Die Bewertungsgrundlage festhalten
Übernehmen Sie die für diese Beschaffung relevanten Anforderungen und geben Sie jeder eine Kennung. Trennen Sie Muss-Bedingungen von Merkmalen, bei denen Angebote unterschiedlich gut abschneiden dürfen.
Ein hypothetisches Muss-Kriterium: Die vorgesehene Rolle erkennt die endgültige Kampagnenfassung vor der Übergabe. Ein Qualitätsmerkmal könnte die Zahl der nötigen Schritte für eine Korrektur sein. Beschreiben Sie für beide einen prüfbaren Fall. Falls Sie Gewichte verwenden, vereinbaren Sie vorab, was sie bewirken sollen.
Belege und Befunde trennen
Fordern Sie je Kriterium einen vergleichbaren Nachweis von allen Kandidaten an. Fragebogenantwort, Produktanleitung, Vorführung und vertragliche Zusage haben unterschiedliche Aussagekraft. Notieren Sie zum Befund den Beleg sowie Tarif, Produktfassung und nötige Einrichtung.
| Befund | Bedeutung |
|---|---|
| Belegt | Der vereinbarte Nachweis zeigt den geforderten Umfang für das konkrete Angebot. |
| Bedingt belegt | Der Umfang hängt von einer benannten Einrichtung, Zusatzleistung oder einem anderen Tarif ab. |
| Offen | Der vorliegende Beleg beantwortet die Frage nicht. |
| Nicht erfüllt | Der nachgewiesene Angebotsumfang deckt die Anforderung nicht ab. |
Offen heißt nicht nicht erfüllt. Fordern Sie bei einer entscheidenden Lücke gezielt nach. Wird während der Prüfung eine weitere notwendige Anforderung erkennbar, dokumentieren Sie den Grund und prüfen die Wirkung auf alle betroffenen Angebote. Bei förmlichen Vergaben müssen Änderungen den Regeln des jeweiligen Verfahrens entsprechen.
Vergleich von Nachweisen und Befunden nach Bewertungskriterien
- Befund
- Belegt
- Befund
- Bedingt belegt
- Befund
- Offen
- Befund
- Nicht erfüllt
Unterschiede nach ihrer Wirkung bewerten
Fragen Sie für jedes relevante Merkmal, welchen Arbeitsschritt es ermöglicht oder erleichtert und welche Daten, Rechte und laufende Pflege dafür nötig sind. Bewerten Sie nicht allein die Zahl der Funktionen.
Eine einfache Matrix enthält Kriterium, Priorität oder Gewicht, Kandidat, Beleg, Befund und Bedingung. Punkte sind nur brauchbar, wenn vorab feststeht, was jede Stufe bedeutet. Prüfen Sie zuerst die Muss-Bedingungen, danach die bewerteten Unterschiede. Ein Gesamtscore macht eine offene Ausschlussbedingung nicht entscheidungsreif.
Halten Sie Preis und Einrichtungsaufwand in derselben Angebotsfassung fest, die fachlich bewertet wurde. Die ausführliche Rechnung gehört in die Budget- und Vertragsprüfung.
Aus der Bewertung eine Entscheidung ableiten
Lassen Sie fachliche, technische und kaufmännische Beteiligte ihre jeweiligen Befunde bestätigen. Bei Widersprüchen notieren Sie die strittige Annahme und den benötigten Nachweis. Der Abschluss erklärt, welche Bedingungen erfüllt sind und unter welchen Voraussetzungen eine Auswahl möglich ist.
Hängt die Eignung von einer Zusatzleistung ab, muss sie im Angebot und in der späteren Freigabe sichtbar bleiben. Die Begründung der endgültigen Auswahl oder Ablehnung gehört in den gesonderten Auswahlvermerk.
