Kosten & Verträge
Teil von Marketing Resource Management
Budgetfreigaben in Marketing-Software testen
Ein Prüfszenario für Budgetanträge, Änderungen, Ablehnungen und Benachrichtigungen – mit klarer Trennung verschiedener Freigaben.
Eine Budgetfreigabe ist nur belastbar, wenn klar ist, welcher Betrag für welchen Zweck von wem genehmigt wurde und was bei einer Änderung erneut entschieden werden muss. Prüfen Sie den Weg vom Antrag bis zur geänderten Planung.
Ein Button „Genehmigen“ belegt für sich genommen noch keine Ausgabenkontrolle.
Zuerst die Entscheidung benennen
Unterscheiden Sie drei Vorgänge: Zustimmung zum Vorhaben, Genehmigung eines geplanten Kostenrahmens und Freigabe einer konkreten Ausgabe. Diese Entscheidungen können in Ihrem Unternehmen zusammenfallen, müssen es aber nicht. Legen Sie für die Prüfung fest, welche davon die Software abbilden soll und welches System für Bestellung oder Zahlung zuständig ist.
Adobe Workfront bietet im Business Case Bereiche für geplante Ausgaben und budgetierte Ressourcen. Ein eingereichter Business Case kann genehmigt werden. Laut Adobe kann ein Projekt je nach organisatorischem Ablauf auch ohne genehmigten Business Case beginnen.
Die dokumentierte Business-Case-Genehmigung setzt Workfront Prime oder höher und entsprechende Projektberechtigungen voraus. Prüfen Sie einen benötigten Sperrpunkt im eigenen Prozess, statt ihn aus dem Wort „Freigabe“ abzuleiten.
Systemanforderungen für dokumentierte Freigaben in Workfront
- Mindestsoftwareversion
- Workfront Prime oder höher
- Benötigte Berechtigungen
- Projektberechtigungen für Genehmigungsrollen
Mit einer Änderung statt nur mit einem Erstantrag prüfen
Erstellen Sie einen Beispielantrag für eine Kampagnenmaßnahme. Tragen Sie Zweck, geplante Ausgabe, verantwortliche Person und gegebenenfalls den Arbeitsaufwand ein. Lassen Sie die zuständige Rolle genehmigen oder ablehnen. Prüfen Sie danach, welche Angaben und Entscheidungen für Antragstellende und Freigebende sichtbar bleiben.
Erhöhen Sie anschließend den geplanten Betrag oder ändern Sie den Zweck. Gilt die frühere Entscheidung weiter, wird eine neue Freigabe ausgelöst oder muss jemand den Vorgang manuell zurücksetzen? Halten Sie das beobachtete Verhalten und die nötige Konfiguration fest. Wiederholen Sie den Ablauf mit einer Vertretung und einer abgelehnten Anfrage.
Prüfschritt / Erwarteter Nachweis
- Antrag einreichen
- Betrag, Zweck und zuständige Rolle sind erkennbar.
- Entscheidung treffen
- Ergebnis und Zeitpunkt lassen sich nachvollziehen.
- Änderung vornehmen
- Die Wirkung auf die bestehende Freigabe ist klar.
- Ablehnung bearbeiten
- Überarbeitung und erneute Vorlage sind möglich.
- Übergabe prüfen
- Zuständige Personen wissen, wann Arbeit oder Ausgabe beginnen darf.
Prüfschritte für Budgetfreigaben in Marketing-Software
- Antrag einreichenBetrag, Zweck und zuständige Rolle sind erkennbar.
- Entscheidung treffenErgebnis und Zeitpunkt lassen sich nachvollziehen.
- Änderung vornehmenDie Wirkung auf die bestehende Freigabe ist klar.
- Ablehnung bearbeitenÜberarbeitung und erneute Vorlage sind möglich.
- Übergabe prüfenZuständige Personen wissen, wann Arbeit oder Ausgabe beginnen darf.
Benachrichtigung und Berechtigung prüfen
Freigaben können liegen bleiben, wenn niemand die offenen Vorgänge sieht.
Adobe dokumentiert für die Genehmigung eines Workfront Business Case eine konkrete Einschränkung: Wartende Vorgänge erscheinen nicht im Widget „My Approvals“, und Workfront verschickt dafür keine automatische Benachrichtigung. Ein Projektbericht kann angeforderte Projekte anzeigen.
Diese Einschränkung betrifft den dokumentierten Business-Case-Ablauf, nicht jede Freigabe in Workfront oder anderer Marketing-Software.
Prüfen Sie außerdem, wer Beträge nach einer Genehmigung ändern darf und ob die freigegebene Fassung erkennbar bleibt. Ein Verlauf hilft nur, wenn er die entscheidungsrelevanten Angaben enthält.
Vorteile und Einschränkungen der Genehmigung in Adobe Workfront
- VorteilDokumentierte Business-Case-Genehmigung ermöglicht klare Verantwortlichkeit.
- NachteilWartende Vorgänge erscheinen nicht im Widget „My Approvals“ und es erfolgt keine automatische Benachrichtigung.
