Kosten & Verträge
Teil von MarTech-Konsolidierung
Einsparungen gegen Migrationsaufwand abwägen
Vergleichen Sie bei einem konkreten MarTech-Abbau vermeidbare Ausgaben, Zusatzkosten, Parallelbetrieb und einmalige Umstellungsarbeit.
Vergleichen Sie bei einem geplanten MarTech-Abbau die Kosten des bisherigen und des künftigen Wegs über denselben Zeitraum. Eine Entlastung zählt erst, wenn eine Ausgabe tatsächlich entfällt. Zur Entscheidung gehören einmalige Umstellungsarbeit, Parallelbetrieb und die Bedingung, dass notwendige Aufgaben weiterhin funktionieren.
Zwei Betriebswege festlegen
Beschreiben Sie die Option behalten und die Option ablösen für dieselbe Aufgabe und denselben Betrachtungszeitraum. Halten Sie für beide laufende Softwareentgelte, nutzungsabhängige Beträge und Betreuung fest. Prüfen Sie, welche Leistungen im Zielwerkzeug zusätzlich nötig wären. Ein bestehender Vertrag bleibt bis zum wirksamen Änderungstermin eine Ausgabe, auch wenn der Dienst schon früher nicht mehr genutzt wird.
Übernehmen Sie Fristen, Mengenregeln und mögliche Zusatzkosten aus Ihrem Angebot und Vertrag. Eine Rechnung zeigt nicht zwingend, wann sich ein Vertrag oder Tarif reduzieren lässt. Ist dieser Termin offen, bleibt auch die Einsparung offen.
Einmalige Arbeit und Parallelbetrieb erfassen
Position / Zu klärende Frage
- Daten
- Was muss bereinigt, übernommen oder zugänglich archiviert werden?
- Einrichtung
- Welche Rechte, Vorlagen und Regeln sind neu anzulegen?
- Übergaben
- Welche Verbindungen müssen geändert und geprüft werden?
- Menschen
- Wer schult Nutzende und bearbeitet offene Fälle?
- Parallelbetrieb
- Wie lange werden beide Wege benötigt und bezahlt?
- Korrektur
- Welche Arbeit entsteht, wenn die Übergabe scheitert?
Schätzen Sie interne Arbeitszeit mit den ausführenden Teams. Weisen Sie sie getrennt von neuen Zahlungen aus, damit Kapazitätsbedarf und zusätzliche Ausgaben erkennbar bleiben. Unbekannte Datenqualität oder ein ungeklärter Export lassen sich nicht durch einen scheinbar genauen Pauschalbetrag ersetzen.
Den wirksamen Nutzen berechnen
Berechnen Sie je Periode die vermeidbaren Ausgaben ab dem tatsächlichen Änderungsdatum minus zusätzliche laufende Kosten. Stellen Sie dem die einmalige Umstellung und die Kosten des Parallelbetriebs gegenüber. Ein möglicher Zeitgewinn ist ein Kapazitätsvorteil. Zur Geldersparnis wird er erst, wenn dadurch nachweisbar Ausgaben entfallen.
Prüfen Sie mindestens eine ungünstigere Annahme, etwa eine spätere Vertragsänderung oder mehr Datenarbeit. Zeigen Sie, wie sie das Ergebnis verändert. Eine notwendige Funktion ohne belegten Zielweg bleibt eine Entscheidungsvoraussetzung; sie wird nicht in einen erfundenen Eurobetrag umgerechnet.
Mit Bedingungen entscheiden
Halten Sie als Ergebnis wechseln, teilweise verlagern, erst einen Nachweis einholen oder behalten fest. Nennen Sie den wirksamen Vertragstermin, die wichtigste offene Annahme und die zuständige Person. Auch eine rechnerische Entlastung rechtfertigt keine Stilllegung, solange eine notwendige Aufgabe keinen bestätigten neuen Weg hat.
Entscheidungsvoraussetzungen vor Migrationsentscheidung
- Notwendige Funktion mit belegtem Zielweg?Nein (z.B. Reporting über Altsystem)
- Zuständige Person benannt?Ja (Datenmanagerin, Abteilung IT-Strategie)
