Integrationen
Teil von MarTech-Integrationsarchitektur
Datenflüsse vor einer Anbindung skizzieren
Eine Datenflussskizze zeigt Auslöser, Felder, Kennungen, Richtung und Fehlerweg. So bereiten Sie eine konkrete MarTech-Anbindung vor.
Skizzieren Sie vor einer Anbindung den vollständigen Datenweg: vom auslösenden Vorgang über jede Übergabe bis zur Verwendung des Ergebnisses. Beschriften Sie jeden Pfeil mit Inhalt, Zeitpunkt, Kennung und Fehlerweg. Die Zeichnung wird damit zur Umsetzungsgrundlage.
Einen konkreten Fall wählen
Eine Person meldet sich über ein Formular für eine Veranstaltung an. Das CRM soll den Vorgang zuordnen, ein Marketing-System nur die für eine geplante Folgehandlung nötigen Angaben erhalten. Der Fall ist hypothetisch und sagt nichts über die Zulässigkeit einer späteren Kontaktaufnahme oder über eine vorhandene Integration aus.
Zeichnen Sie Kästen für Formular, CRM und Marketing-System. Ergänzen Sie die Rolle, die unklare Fälle bearbeitet. Wo entsteht der Datensatz, wann wird er übertragen, und woran erkennt das Ziel, ob der Kontakt dort bereits existiert?
Zeichnen Sie danach eine spätere Änderung und einen Fehler ein. Ein Pfeil mit der Aufschrift „Kontakte synchronisieren“ lässt diese Entscheidungen offen.
Jeden Pfeil beschriften
Angabe am Pfeil / Frage für die Skizze
- Auslöser
- Neue Anmeldung, geänderter Wert oder regelmäßiger Abgleich?
- Datensatz und Felder
- Welche Angaben braucht das Ziel für diesen Schritt?
- Kennung
- Welche Kennung verbindet Quelle und Ziel; was geschieht ohne Treffer?
- Richtung
- Gehen Änderungen nur hin oder auch zurück?
- Zeit
- Wie aktuell muss der Wert bei der Verwendung sein?
- Fehler
- Wo erscheint eine Ablehnung, und wer bearbeitet sie?
Schreiben Sie zu jedem Feld seine fachliche Bedeutung: „Status“ kann im Formular die Anmeldung, im CRM den Bearbeitungsstand meinen. Gleiche Feldnamen reichen für eine Zuordnung nicht aus. Unbekannte Bedeutungen bleiben offene Fragen.
Bei personenbezogenen Daten gehört der vorgesehene Zweck an den Datenweg. Prüfen Sie, welche Angaben nötig sind und wer sie erhalten soll. Zweckbindung, Datenminimierung und Richtigkeit sind Datenschutzgrundsätze der EU. Rechtsgrundlage und eine mögliche spätere Werbeansprache sind für den konkreten Fall gesondert zu klären.
Wichtige Datenschutzgrundsätze für Datenflüsse (DSGVO)
- Zweckbindung
- Daten nur für vorgesehene Zwecke verwenden
- Datenminimierung
- Nur notwendige Daten übertragen
- Richtigkeit
- Daten müssen aktuell und korrekt sein
Normalfall und Abweichung nebeneinander zeichnen
Ergänzen Sie einen Datensatz ohne eindeutige Kennung und einen mit widersprüchlicher Angabe. Markieren Sie, ob die Übertragung warten, zur Klärung gehen, einen neuen Datensatz anlegen oder abgewiesen werden soll. Die passende Entscheidung hängt vom Zweck und vom Risiko einer falschen Zuordnung ab; sie ist keine automatische Eigenschaft eines Konnektors.
Die Dokumentation von HubSpot Data Sync zeigt die Bedeutung der Kennung: Ein gewähltes Matching-Feld kann dazu führen, dass Unternehmen falsch zugeordnet werden oder ein Duplikat entsteht. Die Matching-Optionen unterscheiden sich nach App und Objekt. Halten Sie in der Skizze daher „Treffer“, „kein Treffer“ und „Zuordnung unklar“ auseinander, ohne vorauszusetzen, dass der konkrete Konnektor jeden Zustand selbst meldet.
Zeichnen Sie zuletzt den Rückweg einer Korrektur. Wenn ein Wert an der Quelle berichtigt wurde, muss klar sein, ob er erneut übertragen wird und wer das Ergebnis im Ziel kontrolliert. Ein Fehlerprotokoll hilft nur, wenn die verantwortliche Person den betroffenen Vorgang findet.
Die Skizze für die Umsetzung nutzen
Gehen Sie die Zeichnung mit Fachbereich und technischer Betreuung anhand vorbereiteter Beispieldatensätze durch. Markieren Sie ungeklärte Kennungen, Feldbedeutungen, Richtungen und Fehlerzuständigkeiten. Erst wenn der benötigte Weg beschrieben ist, lässt sich prüfen, welche Schnittstelle ihn im vorgesehenen Produktumfang abbildet.
