MarTech-Integrationsarchitektur

Eine MarTech-Integrationsarchitektur legt fest, welche Systeme Daten austauschen, welches System eine Angabe fachlich führt und wie Fehler behoben werden. Beginnen Sie mit einem wichtigen Arbeitsablauf. Für jede Übergabe müssen Richtung, Bedeutung und Verantwortung klar sein.

Einen Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis verfolgen

Angenommen, ein Formular erfasst eine Veranstaltungsanmeldung, ein CRM verwaltet den Kontakt und ein Marketing-System bereitet eine spätere Nachricht vor. Das ist ein hypothetischer Planungsfall; ob die spätere Ansprache zulässig ist, muss gesondert geprüft werden.

Beschreiben Sie, welches Ereignis die Übergabe auslöst und welches Ergebnis das Zielsystem braucht. Anmeldung, geänderte E-Mail-Adresse und Abmeldung haben unterschiedliche Folgen.

Zeichnen Sie je Übergabe Quelle, Ziel, Datensätze, benötigte Felder und Richtung ein. Ergänzen Sie, wie beide Systeme denselben Datensatz erkennen. Gleiche Namen oder E-Mail-Adressen sind nicht immer eindeutige Kennungen. Legen Sie fest, was bei fehlenden oder widersprüchlichen Werten geschieht.

Kennungen und Abgleichregeln konkretisieren

In einer konkreten HubSpot-Data-Sync-Verbindung dienen standardmäßig die E-Mail-Adresse bei Kontakten oder Leads, der Firmenname oder die Firmendomäne bei Unternehmen sowie SKU oder Name bei Produkten als Abgleichmerkmale. Welche Kennungen verfügbar sind, hängt von App und Objekt ab. Prüfen Sie vor der Festlegung, ob das gewählte Merkmal im gesamten Ablauf eindeutig genug ist.

Für unterstützte Apps und Objekte kann HubSpot eigene Felder als Kennung verwenden; dafür kommen nur Textfelder infrage. Der Abgleich ist von Feldzuordnungen und Filtern getrennt: Ein Feld kann Datensätze identifizieren, obwohl sein Wert nicht synchronisiert wird. Eine ungeeignete Kennung kann umgekehrt fehlende Treffer oder Dubletten verursachen.

Fachliche Führung von technischer Übertragung trennen

Für jedes gemeinsam genutzte Merkmal ist zu entscheiden: Wo entsteht der Wert, wer darf ihn ändern und welche Angabe gilt bei Widerspruch? Die Antwort kann je Merkmal anders ausfallen. Ein CRM könnte die zuständige Kontaktperson führen, ein Bestellsystem den Bestellstatus. Das Marketing-System kann beide Angaben für einen geklärten Zweck nutzen, ohne selbst führende Quelle zu werden.

Eine zweiseitige Synchronisierung löst Wertkonflikte nicht von selbst. HubSpot Data Sync bietet für unterstützte Apps und Objekte einseitige und zweiseitige Übertragungen sowie eine Einstellung, welche App bei abweichenden Werten Vorrang hat. Diese Einstellung muss zur fachlichen Regel passen. Prüfen Sie die verfügbaren Objekte und Felder der konkreten Verbindung.

Die Übergabe festhalten

Eine kurze Spezifikation je Verbindung sollte diese Fragen beantworten:

Notieren Sie auch, was nicht übertragen werden soll. Für personenbezogene Daten gelten unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und Richtigkeit. Rechtsgrundlage und geplante spätere Nutzung sind für den konkreten Fall zu klären. Eine funktionierende Schnittstelle ist dafür keine Freigabe.

Bei personenbezogenen Daten gehört auch die Speicherdauer zur fachlichen Festlegung: Die DSGVO verlangt, Daten nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich aufzubewahren. Sie sollen für diesen Zweck richtig und aktuell sein; erforderliche Berichtigungen müssen daher auch im Übergabefluss ankommen.

Für die Information betroffener Personen nennt die Europäische Kommission unter anderem Verarbeitungszweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Empfänger der Daten. Diese Angaben zeigen: Empfängerliste und geplante Nutzung ergeben sich nicht allein aus einer technischen Feldzuordnung.

DSGVO-Compliance: Schlüsselparameter für personenbezogene Daten

Den Übertragungsweg wählen

Eine Verbindung zwischen zwei unterstützten Produkten kann für einen begrenzten Austausch genügen. Ein geplanter Export kann passen, wenn kein zeitnaher Abgleich nötig ist und Fehler vor der Weiterverwendung geprüft werden. Ein ereignisgesteuerter Ablauf kommt infrage, wenn eine Änderung den nächsten Schritt auslösen soll. Eine Integrationsplattform kann mehrere Anwendungen und Regeln verbinden, braucht aber ebenfalls Berechtigungen, Pflege und Fehlerbetreuung.

Fragen Sie, wie alt eine Angabe bei ihrer Verwendung höchstens sein darf. Prüfen Sie für den konkreten Weg unterstützte Ereignisse und Felder, Verzögerungen und Nutzungslimits. Der Name eines Konnektors belegt keinen vollständigen Datenweg.

Fehler und Änderungen einplanen

Datensätze können im Ziel abgewiesen werden, eine Verbindung kann ihre Berechtigung verlieren oder ein Feld erhält eine neue Bedeutung. Legen Sie fest, wer den Übertragungszustand prüft, Fehler zuordnet und eine Korrektur veranlasst. Halten Sie die Kennungen beider Systeme und den Bearbeitungsstatus so fest, dass der Fall nachvollziehbar bleibt.

Gehen Sie vor der Inbetriebnahme vorbereitete Fälle durch: neuer Datensatz, Änderung, widersprüchlicher Wert und fehlgeschlagene Übergabe. Prüfen Sie auch den Weg einer Berichtigung und gegebenenfalls das Ende einer vorgesehenen Nutzung.

Erstübernahme und laufenden Abgleich unterscheiden

Bei HubSpot Data Sync besteht eine Synchronisierung aus einer initialen und einer inkrementellen Phase. Beim Start werden vorhandene Datensätze indexiert und, soweit vorgesehen, abgeglichen; danach werden neue oder seit der letzten Prüfung geänderte Datensätze verarbeitet. Eine Planung sollte berücksichtigen, dass der erste Abgleich Zeit für die Indexierung benötigen kann.

Der interne Index vergleicht Datensätze und verfolgt ihren Zustand, etwa ob sie synchronisiert werden, fehlschlagen oder ausgeschlossen sind. Laut HubSpot kann die Synchronisierung dadurch verpasste oder fehlgeschlagene API-Aufrufe beziehungsweise Endpunkte erkennen und bei erneuter Prüfung Änderungen nachholen. Das ersetzt keine Zuständigkeit für Fehler, beeinflusst aber, welche Wiederherstellung der gewählte Weg unterstützt.