Integrationen
Teil von MarTech-Roadmaps
Systemänderungen nach einem Unternehmenskauf sicher planen
Marketing-Systeme nach einer Übernahme schrittweise ändern: laufende Arbeit sichern, gemeinsame Vorgänge abgrenzen und Datenwege vor einer Zusammenführung prüfen.
Sichern Sie zuerst die laufenden Vorgänge, ermöglichen Sie danach gezielt gemeinsame Arbeit und entscheiden Sie erst anschließend über eine dauerhafte Systemlösung. Vor jeder Übertragung personenbezogener Daten oder einem neuen Zugriff steht ein eigener datenschutzfachlicher Prüfpunkt.
Zuerst den laufenden Betrieb sichern
Benennen Sie zuerst, was während des Übergangs weiterlaufen muss: etwa eine gebuchte Kampagne, eine Website-Veröffentlichung oder bestehende Kundenanfragen. Halten Sie je Vorgang das System, die zuständige Person, den nötigen Zugang, den nächsten Termin und einen Ersatzweg bei Ausfall fest.
Trennen Sie drei Entscheidungen: Betrieb sichern, gemeinsame Arbeit gezielt ermöglichen und die dauerhafte Systemlösung festlegen. Gemeinsames Reporting kann früher nötig sein als die technische Vereinigung zweier Kontaktbestände; beide Vorhaben benötigen eigene Voraussetzungen und Freigaben.
Halten Sie für jeden Schritt fest, wer zuständig ist, welcher Zugang benötigt wird und welche Freigabe vorliegt. Die Rechenschaftspflicht der DSGVO verlangt, dass die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachgewiesen werden kann.
Personenbezogene Daten gesondert beurteilen
Klären Sie vor jeder Übertragung, ob dieselbe Organisation die Daten weiterverarbeitet oder ob eine andere Stelle Zugriff erhält. Prüfen Sie je Vorgang Zweck, Verantwortlichkeit, konkrete Rechtsgrundlage, erforderlichen Datenumfang, Zugriffe und Aufbewahrungsdauer.
Bei einem neuen Werbezweck ist gesondert zu beurteilen, ob und unter welchen Voraussetzungen die vorhandenen Daten dafür genutzt werden dürfen. Der Unternehmenskauf allein ist keine pauschale Freigabe für einen neuen Zweck.
Die DSGVO nennt in Artikel 5 und Erwägungsgrund 39 unter anderem Rechtmäßigkeit, faire und transparente Verarbeitung, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Die Rechenschaftspflicht verlangt, die Einhaltung dieser Grundsätze nachweisen zu können.
Prüfen Sie auch, welche Informationen betroffene Personen erhalten müssen: dazu gehören unter anderem Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Empfänger. Bei Daten aus einer anderen Quelle ist auch deren Herkunft zu nennen; außerdem zählen etwaige Übermittlungen außerhalb der EU, die Datenschutzrechte und das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu den Informationen. Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten sind anzugeben, falls es einen gibt.
Die Freigabe treffen die zuständigen Rechts- und Datenschutzfunktionen. Welche Prüfung im Einzelfall erforderlich ist, hängt auch von der Erwerbsstruktur und dem konkreten Datenweg ab.
DSGVO-Grundsätze als Prüfkriterien für Datenübertragungen
- Rechtmäßigkeit
- Datenverarbeitung muss auf einer Rechtsgrundlage basieren.
- Zweckbindung
- Daten dürfen nur für den ursprünglich angegebenen Zweck verarbeitet werden.
- Datenminimierung
- Nur notwendige Daten dürfen erfasst und verarbeitet werden.
- Speicherbegrenzung
- Daten dürfen nicht länger aufbewahrt werden als nötig.
- Integrität und Vertraulichkeit
- Daten müssen geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert sein.
Jede Änderung an eine Bedingung knüpfen
Schritt / Vor dem nächsten Schritt zu klären
- Zugänge sichern
- Wer kann die laufenden Systeme betreuen und vertreten?
- Gemeinsamen Vorgang beschreiben
- Welche Teams brauchen welches Ergebnis und bis wann?
- Datenweg beurteilen
- Welche Daten dürfen für diesen Zweck von wem verarbeitet werden?
- Begrenzte Übergabe vorbereiten
- Wie sollen Kennungen, Statuswerte und Ausnahmefälle zugeordnet werden?
- Zielsystem entscheiden
- Welche Lösung trägt den Ablauf dauerhaft und wer betreibt sie?
Beginnen Sie die technische Probe mit den Zugängen und Ersatzwegen, die für laufende Vorgänge nötig sind. Erproben Sie danach den Datenweg für gemeinsame Arbeit, etwa gemeinsames Reporting, und entscheiden Sie erst anschließend über die Vereinigung von Kontaktbeständen.
Unterscheiden Sie bei der Prüfung, ob Daten übertragen werden oder eine andere Stelle Zugriff erhält. Halten Sie für jede Probe Zweck, Datenumfang, Empfänger, verantwortliche Freigaberolle und Ergebnis fest; die Rechenschaftspflicht verlangt einen nachvollziehbaren Nachweis.
Für eine technische Probe sollten Sie nur geeignete und für diesen Zweck freigegebene Daten verwenden. Legen Sie erwartete Ergebnisse für einen normalen und einen fehlerhaften Fall fest. Ein gelungener Export allein belegt noch nicht, dass Statuswerte, Widersprüche und Korrekturen im Ziel verständlich bleiben.
Benennen Sie für jede Änderung die freigebende Rolle und eine Stoppbedingung. Ist der Datenzweck ungeklärt oder fehlt einem notwendigen Vorgang ein verlässlicher Zielweg, bleibt der betreffende Schritt offen. Eine spätere Konsolidierung und ihre Wirtschaftlichkeit sind gesondert zu beurteilen.
