Integrationen
Teil von MarTech-Konsolidierung
Notwendige Abläufe bei einer Bereinigung erhalten
Sichern Sie Aufgaben, Rollen, Daten und Fehlerwege, bevor ein MarTech-Werkzeug stillgelegt wird.
Ein MarTech-Werkzeug lässt sich erst stilllegen, wenn die notwendigen Aufgaben, die es bisher trägt, einen bestätigten neuen Weg haben. Ein Datenexport allein genügt dafür nicht. Prüfen Sie zusätzlich Zuständigkeiten, Freigaben, Ergebnisse und den Umgang mit Fehlern.
Jede notwendige Aufgabe als Übergabe beschreiben
Bestimmen Sie die Aufgaben, die nach dem Abbau weiterlaufen müssen. Beschreiben Sie je Aufgabe einen Normalfall und eine wichtige Abweichung; bei einer Kampagnenfreigabe kann das eine späte Korrektur sein. Notieren Sie, welches System den Schritt bisher trägt und wo er künftig stattfindet.
Bestandteil / Vor der Umstellung klären
- Auslöser
- Welches Ereignis beginnt die Aufgabe?
- Rollen
- Wer bearbeitet, entscheidet und vertritt?
- Eingaben
- Welche Inhalte, Felder und Statuswerte werden gebraucht?
- Ergebnis
- Woran erkennt die nächste Stelle die fertige Arbeit?
- Ausnahme
- Wer bemerkt und behebt einen Fehler?
Fehlt für eine notwendige Handlung ein Zielweg, bleibt die Stilllegung für diesen Teil offen.
Notwendige Schritte bei der Bereinigung eines MarTech-Werkzeugs
- Aufgaben identifizieren und als Übergabe beschreibenBestimmen Sie alle notwendigen Aufgaben, die nach dem Abbau weiterlaufen müssen. Beschreiben Sie Normalfall und Abweichung für jede Aufgabe.
- Daten nach künftigem Zweck klassifizierenTrennen Sie Daten in übernommene, aufzubewahrende und zu löschende Kategorien. Prüfen Sie Verständlichkeit und Relevanz im Zielsystem.
- Umschaltpunkt vorbereitenDefinieren Sie den Startzeitpunkt für neue Vorgänge im Zielweg. Testen Sie Parallelbetrieb mit relevanten Szenarien.
- Stilllegung freigebenStellen Sie sicher, dass alle Aufgaben abgeschlossen sind, Daten zugänglich, Fehler dokumentiert und Teams informiert sind. Dokumentieren Sie die Abschaltung.
Daten nach ihrem künftigen Zweck behandeln
Trennen Sie Daten, die für laufende Arbeit übernommen werden müssen, von Beständen, die für einen geklärten Zweck aufbewahrt werden, und von Daten, die nach den geltenden Regeln zu entfernen sind.
Prüfen Sie, ob Kennungen, Statuswerte, Beziehungen und benötigte Historien im Ziel verständlich bleiben. Ein lesbares Archiv kann alte Nachweise erhalten, ersetzt aber keine Daten, die ein aktiver Ablauf benötigt.
Bei personenbezogenen Daten sind Zweck, erforderlicher Umfang und Aufbewahrung für den konkreten Fall zu klären. Wird der bisherige Dienst als Auftragsverarbeiter eingesetzt, prüfen Sie die vertragliche Regelung für Rückgabe oder Löschung nach Dienstende sowie mögliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Ein Wechsel erlaubt nicht pauschal, alle Altbestände zu kopieren.
Vergleich: Alt-System vs. Neues System – Datenverwendung
- Übernommene DatenFür laufende Prozesse erforderlich; müssen im neuen System verständlich und nutzbar sein.
- Aufbewahrte DatenFür einen klaren Zweck (z. B. juristische Nachweise); unterliegen ggf. Aufbewahrungspflichten gemäß DSGVO.
Den Umschaltpunkt vorbereiten
Legen Sie fest, ab wann neue Vorgänge im Zielweg beginnen. Im Parallelbetrieb muss klar sein, welches System je Vorgang und Status maßgeblich ist und wo Änderungen erfolgen. Sonst drohen doppelte oder verlorene Bearbeitungsschritte.
Lassen Sie die zuständigen Personen vorbereitete Fälle im Zielweg durchgehen: neuer Vorgang, späte Änderung, fehlender Wert und abgewiesene Übergabe, soweit für den Ablauf relevant. Notieren Sie erwartetes Ergebnis, beobachteten Zustand und offene Fehler. Vereinbaren Sie, wer bei einem entscheidenden Fehlschlag stoppt und wie die Arbeit bis zur Korrektur weitergeht.
Die Stilllegung freigeben
Der alte Dienst kann entfallen, wenn notwendige Fälle bestätigt, benötigte Daten und Archive zugänglich, offene Fehler zugeordnet und betroffene Teams informiert sind. Prüfen Sie danach direkte und technische Zugänge sowie verbleibende Verbindungen. Dokumentieren Sie, wer abschaltet und wer das Ergebnis kontrolliert.
Jede offene notwendige Aufgabe erhält eine verantwortliche Person und einen Klärungstermin. Bis ein tragfähiger Zielweg feststeht, bleibt der betroffene Teil des bisherigen Ablaufs bestehen oder erhält einen ausdrücklich vereinbarten Zwischenweg.
