Lizenzinformationen an Medienobjekten im DAM prüfen

Öffnen Sie das Medienobjekt im DAM und prüfen Sie dort Nutzungsumfang, Nachweis und Laufzeit der Lizenz. Kanal, Gebiet, erlaubte Nutzungsarten und Ablaufdatum entscheiden darüber, ob das Asset für den geplanten Einsatz freigegeben ist. Klare Testfälle und benannte Zuständigkeiten helfen, Einschränkungen und Fristen im Arbeitsablauf zu berücksichtigen.

Von der Vereinbarung zum Feld

Lesen Sie die Lizenz oder Vereinbarung und erfassen Sie am Asset den Rechteinhaber, die erlaubten Nutzungsarten, räumliche und inhaltliche Grenzen sowie Beginn und Ende der Nutzung. Halten Sie auch fest, ob ein einfaches oder ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt wurde. Ein leeres Feld bedeutet nicht „unbegrenzt“; ungeklärte Rechte brauchen einen eigenen Prüfstatus.

§ 31 UrhG regelt einfache und ausschließliche Nutzungsrechte sowie räumliche, zeitliche und inhaltliche Beschränkungen. Sind Nutzungsarten im Vertrag nicht ausdrücklich einzeln bezeichnet, richtet sich ihre Reichweite nach dem zugrunde gelegten Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 UrhG). Prüfen Sie deshalb, ob der vereinbarte Einsatz – etwa Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglichmachung oder Bearbeitung – tatsächlich abgedeckt ist.

Verknüpfen Sie den Vertrag als Beleg mit dem Medienobjekt und halten Sie fest, welche Vergütung vereinbart wurde. Nutzungsrechte können vertraglich mit dem Urheber vereinbart oder einer Verwertungsgesellschaft übertragen werden; Beispiele sind VG Bild-Kunst, VG Wort und GEMA. Erfassen Sie, auf welcher Grundlage die Nutzung freigegeben ist.

Drei Fälle testen

Prüfen Sie drei Assets: eines mit klarer, befristeter Lizenz, eines mit Nutzung nur für einen bestimmten Kanal und eines mit unklaren Altangaben. Öffnen Sie jeweils das Medienobjekt und kontrollieren Sie, ob die Einschränkung samt Quelle, Beginn und Ende erkennbar ist.

Testen Sie mit einem normalen Nutzerkonto, ob die Einschränkung vor dem Download sichtbar ist und ob der Arbeitsablauf rechtzeitig auf das eingetragene Lizenzende hinweist. Ein Warnhinweis ersetzt nicht die Prüfung, ob veröffentlichte Fassungen, bereits verteilte Links und laufende Kampagnen berücksichtigt werden.

Vergleichen Sie die geplante Nutzung mit den eingetragenen Rechten: Stimmen Kanal, Gebiet, Zeitraum und Nutzungsart? Halten Sie auch fest, ob die Vereinbarung Bearbeitung oder Weitergabe umfasst. Zugriff auf eine Datei ist nicht gleichbedeutend mit einer Freigabe zur Veröffentlichung.

Fristen verantwortlich bearbeiten

Benennen Sie eine zuständige Person, die vor dem Lizenzende über Verlängerung, Ersatz oder Entfernung entscheidet. Die DAM-Administration pflegt Lizenzfelder und Ablaufstatus; Nutzer prüfen die sichtbaren Einschränkungen vor dem Einsatz. Halten Sie fest, wo das Asset verwendet wird, damit ein Ablauf auch in laufenden Kampagnen berücksichtigt wird.

Adobe AEM Assets verwaltet Lizenz- und Ablaufangaben direkt im Asset-Workflow. Abgelaufene veröffentlichte Assets werden automatisch depubliziert; ihr Ablaufstatus ist unter anderem in der Kartenansicht, der Listenansicht, der Timeline und der Referenzen-Leiste sichtbar. Nutzer ohne Administratorrechte können abgelaufene Assets nicht bearbeiten, kopieren, verschieben, veröffentlichen oder herunterladen.

Testen Sie bei einer befristeten Lizenz, ob der Ablaufstatus am Asset erscheint und die Depublikation zum Lizenzende greift. Prüfen Sie separat, was mit bereits heruntergeladenen Dateien und verteilten Links geschieht. Übertragen Sie Lizenzdaten auf neue Versionen nur nach Prüfung; die konkrete Auslegung der Rechte bleibt bei den zuständigen Fachpersonen.

Zuständigkeit und Prozessschritte im Lizenzmanagement