MarTech-Kosten und Verträge

Ins MarTech-Budget gehören je Werkzeug der vereinbarte Preis, mögliche Mehrkosten, der Aufwand für Einführung und Betrieb sowie der nächste Vertragstermin. Eine Portfolioübersicht macht diese Kostenarten und Bindungen gemeinsam planbar, ohne unterschiedliche Werkzeuge gleichzusetzen.

Eine gemeinsame Kostenübersicht anlegen

Erfassen Sie je Werkzeug Aufgabe, nutzendes Team, verantwortliche Person und Vertragspartner. Halten Sie auch fest, wo die zugehörigen Bestellunterlagen und Rechnungen abgelegt sind.

Vergleichen Sie Angebot, Bestellung und aktuelle Rechnung. Weichen Tarif oder gebuchte Zusatzleistungen ab, klären Sie den Unterschied vor der Hochrechnung.

Kennzeichnen Sie unbekannte Beträge als offen. Eine leere Zelle darf im Gesamtbudget nicht wie null Euro wirken.

Rechnen Sie Angebote auf denselben Zeitraum um. Führen Sie Umsatzsteuer, Währung und Zahlungszeitpunkt getrennt auf, soweit sie für Ihre Planung relevant sind.

Führen Sie wiederkehrende Gebühren, mögliche nutzungsabhängige Mehrkosten und einmalige Einführungskosten je Werkzeug getrennt. Addieren Sie für eine Portfolio-Summe nur Beträge für denselben Zeitraum und weisen Sie interne Arbeit separat aus.

Nutzung und Spitzen einplanen

Ein Tarif kann an gespeicherte Kontakte, Marketingkontakte, Nutzerplätze, versendete Nachrichten oder ausgeführte Aktionen gebunden sein. Die Bezeichnungen allein verraten nicht, was auf die Grenze angerechnet wird.

Bei HubSpot zählen in den dafür vorgesehenen Marketing-Hub-Abonnements Marketingkontakte zur Kontaktstufe. Schon ein Marketingkontakt oberhalb der gebuchten Stufe löst laut HubSpot ein automatisches Upgrade auf die nächste Stufe aus.

Planen Sie je Abrechnungseinheit einen normalen und einen begründeten Spitzenbedarf. Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter eine Höchstmenge vorsieht und wie diese festgelegt wird.

Fragen Sie beim konkreten Angebot, was beim Überschreiten geschieht und wann eine spätere Reduzierung wirksam würde. Eine geringere Nutzung senkt die Rechnung nicht immer sofort: Nach HubSpots Dokumentation berechnet HubSpot eine erhöhte Marketingkontaktstufe bis zur nächsten Verlängerung.

HubSpot zufolge kann ein automatisches Kontaktstufen-Upgrade nach Überschreiten der Grenze nicht verhindert werden. Ist eine Höchstzahl an Marketingkontakten festgelegt, werden zusätzliche Kontakte als Nicht-Marketingkontakte geführt.

Bei HubSpot liegt der monatliche Aktualisierungstag für monatliche Abonnements auf dem Verlängerungstag. Bei jährlichen Abonnements ist er der erste Tag jedes Monats.

HubSpot-Regeln zu Marketingkontakten

Einführung und Betrieb mitrechnen

Trennen Sie einmalige Einrichtung von wiederkehrender Arbeit. Zur Einführung können Datenbereinigung, Feldzuordnung, Rechtevergabe, Schulung und Prüfung von Übergaben gehören.

Danach bleiben Überwachung, Fehlerbehebung und Änderungen an Regeln oder Schnittstellen. Diese laufenden Aufgaben können auch nach der Einführung interne Arbeitszeit binden.

Schätzen Sie interne Arbeit mit den zuständigen Teams; ein Anbieterangebot deckt sie nur ab, wenn das ausdrücklich vereinbart ist. Führen Sie diese Aufwände deshalb getrennt von Anbietergebühren auf.

Halten Sie für jede benötigte Verbindung fest, welche Aufgabe sie unterstützt, wer sie einrichtet und wer sie betreut. Ein vorhandener Konnektor belegt weder den benötigten Datenumfang noch einen kostenlosen Betrieb.

Die genaue Aufwandsschätzung gehört zur Einführungsplanung. Berücksichtigen Sie dafür die konkret benötigten Aufgaben und Zuständigkeiten.

Einmalige Einführung vs. Laufender Betrieb

Zahlung und Bindung getrennt erfassen

Monatliche Zahlung bedeutet nicht zwingend einen monatlich kündbaren Vertrag. Halten Sie Bindungsdauer und Zahlungsrhythmus daher in getrennten Feldern fest.

HubSpot unterscheidet zwischen Bindungsdauer und Abrechnungsintervall; ein jährlich gebundenes Abonnement kann monatlich bezahlt werden. Maßgeblich sind die eigenen Bestellunterlagen und Bedingungen.

Notieren Sie je Werkzeug Verlängerungsdatum, erforderlichen Änderungsschritt, interne Entscheidungsfrist und zuständige Person. Erfassen Sie auch, ab wann eine Reduzierung von Leistungen oder Mengen gelten kann.

Eine Rechnung zeigt den Zahlungsrhythmus, aber nicht unbedingt alle Bedingungen für die nächste Vertragsperiode. Prüfen Sie daher zusätzlich die Vertragsunterlagen.

Bei HubSpot bildet das Order Form den Vertrag; es hält Produkte, Bindungsdauer und Abrechnungsrhythmus fest. Die automatische Verlängerung ist standardmäßig aktiviert, sofern im Order Form nichts anderes vereinbart ist.

Für HubSpot kann die Bindung bei Starter monatlich oder jährlich sein; Professional und Enterprise erfordern eine jährliche Bindung. Je nach Abonnementstufe ist eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zahlung möglich.

HubSpot zufolge werden automatische Verlängerungen, Herabstufungen und Kündigungen zum Verlängerungsdatum wirksam. Um eine automatische Verlängerung zu verhindern, muss sie vor der nächsten Vertragsperiode im HubSpot-Konto ausgeschaltet werden.

Prüfen Sie deshalb die unterzeichneten Bestellunterlagen auf den konkreten Verlängerungsmechanismus und darauf, welcher Schritt für eine Änderung erforderlich ist. Erfassen Sie diese Bedingungen pro Anbieter getrennt vom Zahlungsrhythmus.

Bindungsdauer vs. Zahlungsrhythmus

Leistungsumfang und Zusatzkosten festhalten

Halten Sie je Werkzeug fest, welche Leistungen im Vertrag enthalten sind und welche zusätzliche Gebühren auslösen können. Notieren Sie außerdem, ob für diese Zusatzleistungen besondere Nutzungsbedingungen gelten.

Prüfen Sie, ob der Vertrag mögliche Kostensteigerungen für Leistungen, Nutzung, Datenverarbeitung oder eine Beendigung der Nutzung ausreichend konkret behandelt. Bei SaaS-Verträgen sollten außerdem die Pflichten beider Seiten und die Folgen einer Nichterfüllung nachvollziehbar festgehalten sein.

SaaS-Verträge regeln die Bedingungen für die zeitlich begrenzte Nutzung einer vom Anbieter bereitgestellten Software. Halten Sie deshalb konkret fest, welche Leistungen das Abonnement umfasst und wofür zusätzliche Gebühren anfallen können.

Unklare Punkte gehören als offene Vertragsfragen in die Übersicht, nicht als angenommene Kostenfreiheit.

Betriebsrisiken und Daten mitdenken

Bei cloudbasierten SaaS-Lösungen betreibt der Anbieter die Software in der Regel außerhalb des Unternehmens und speichert Daten in der Cloud. Damit hängt die Nutzung von den Bedingungen des Anbieters ab.

Wird die Nutzung eingestellt, können Betriebsfähigkeit und Daten betroffen sein; erfassen Sie dieses Risiko neben dem Preis. Der Vertrag sollte auch mögliche Kosten im Zusammenhang mit einer Beendigung der Nutzung behandeln.

Prüfen Sie bei jedem Vertrag, welche Bedingungen für Datenverarbeitung und Beendigung der Nutzung gelten und welche Verpflichtungen daraus für beide Seiten entstehen. Die Übersicht sollte kenntlich machen, wenn diese Punkte nicht eindeutig geregelt oder intern noch nicht geprüft sind.

Über den Bestand entscheiden

Markieren Sie geplante Änderungen, die mehrere Verträge betreffen könnten: Ein neues Formular kann beispielsweise das Kontaktvolumen und die Nutzung einer verbundenen Automatisierung erhöhen. Prüfen Sie, ob dadurch gebuchte Nutzungsgrenzen berührt werden.

Prüfen Sie beide Kostenfolgen, ohne die Werkzeuge als austauschbar zu behandeln. Halten Sie erwartete Zusatzgebühren als offen fest, solange sie nicht geklärt sind.

Für die nächste Entscheidung genügen tatsächliche und erwartete Nutzung, vereinbarte Leistung, Gesamtkosten bis zum nächsten Änderungstermin und offene Vertragsfragen. Stellen Sie diese Angaben für jedes Werkzeug in derselben Übersicht zusammen.

Ob ein Werkzeug fachlich ersetzt werden kann, erfordert eine eigene Prüfung seiner Aufgaben und Abhängigkeiten. Halten Sie die Entscheidung und noch ungeklärte Vertragsfragen bei der jeweiligen verantwortlichen Person fest.

Entscheidungsgrundlagen für den Bestand