Werkzeuge mit gleicher Kernaufgabe identifizieren

Soll ein Werkzeug entfallen, prüfen Sie für jeden tatsächlich genutzten Arbeitsfall, ob ein anderes Werkzeug dieselbe notwendige Aufgabe übernehmen kann. Eine ähnliche Funktionsliste genügt nicht. Das Ergebnis belegt, welcher Teil der Arbeit verlagert werden kann und welcher noch keinen Ersatz hat.

Mit dem möglichen Abbau beginnen

Benennen Sie den Dienst, dessen Stilllegung erwogen wird, und den vorgesehenen Zielweg. Fragen Sie die Nutzenden nach abgeschlossenen Fällen aus dem bisherigen Dienst. Erfassen Sie je Fall Auslöser, zuständiges Team, benötigte Eingaben, Ergebnis und die nächste verwendende Stelle. Nehmen Sie mindestens einen wichtigen Änderungs- oder Fehlerfall auf.

Fassen Sie die Aufgabe eng. „E-Mail-Marketing“ kann Versand, Freigabe und Auswertung umfassen. Für die Ablösung zählt, welcher Schritt im bisherigen Dienst stattfindet und künftig wohin wechselt.

Den Ersatz je Arbeitsfall nachweisen

Trennen Sie im heutigen Ablauf belegt, für den Zielweg dokumentiert und noch offen. Eine Produktbeschreibung kann eine Funktion nennen, ohne Verfügbarkeit im gebuchten Umfang oder Eignung für benötigte Daten und Rollen zu belegen. Für entscheidende Lücken fordern Sie einen Nachweis im vorgesehenen Angebot oder Ablauf an.

Prüfen Sie kleine Sonderfälle ausdrücklich. Ein Dienst kann für regelmäßige Kampagnen ersetzbar sein und zugleich eine besondere Markenfreigabe tragen. Dann ist die Hauptaufgabe ein möglicher Verlagerungskandidat; die vollständige Stilllegung hängt von der offenen Freigabe ab.

Schritte zur Überprüfung der Ersatzfähigkeit eines Werkzeugs

Eine begrenzte Entscheidung übergeben

Halten Sie je Arbeitsfall einen von drei Befunden fest: Zielweg belegt, Zielweg nur unter benannter Bedingung möglich oder Ersatz offen. Nennen Sie den Beleg und die Person, die eine offene Bedingung klärt. Bündeln Sie dann die Fälle zu einer Aussage über den bisherigen Dienst: vollständig ersetzbar, teilweise ersetzbar oder derzeit nicht zur Stilllegung bereit.

Diese Prüfung entscheidet über die fachliche Ersetzbarkeit. Wechselkosten, Vertragsfristen und die kontrollierte Übergabe werden danach gesondert beurteilt.

Vorgehen bei der Prüfung der fachlichen Ersetzbarkeit